9 причин, почему важно быть безбумажной компанией

Стать безбумажным офисом – желанная цель для большинства организаций. Это означает сократить потребления бумаги и сэкономить
много денег, помочь окружающей среде и ускорить бизнес-процессы.

Переход к безбумажному документообороту – это баланс

Даже если ваша компания 100% не перейдёт на безбумажный документооборот, она уже сейчас может сделать огромные шаги в эту сторону. Начать движение по правильному пути – самое трудное, но при тщательном планировании любой бизнес достигнет своих целей.

1. Время – это деньги, и переход безбумажному документообороту позволяет избежать потерь

В цифровую эпоху безбумажный документооборот имеет много преимуществ. Одним из самых важных является то, что такой подход экономит время для сотрудников. Подача документов больше не означает их медленную распечатку, а затем необходимость искать их вручную. Автоматизированное решение может сделать это за считанные секунды, потому что в нем уже будет настроена индексация и оптимизированный поиск. Сокращение рабочего времени сотрудников, затрачиваемого на выполнение ручной работы, является значительным.

2. Экономия и места, и денег

Цифровые системы хранения данных также экономят место. Те коробки с бумажными папками, которые накопились с течением времени, потребовали картотечных шкафов и специальных помещений. Высвобождение пространства – это одна из причин того, что безбумажные офисы, как правило, обходятся дешевле, поскольку нет необходимости инвестировать в складские помещения.

Так же наблюдается сокращение и других расходов, таких как все ежегодные расходы на чернила, тонер и почтовые расходы. Исследования показывают, что это в среднем составляет около 10 000 руб. в год на одного сотрудника. Для большой организации, насчитывающей 500 сотрудников, избавление от этих бумажных процессов обеспечивает ежегодную экономию в размере 500 000 руб.

3. Переходите в цифровой формат, чтобы удалить границы и забыть о расстоянии

Еще одним преимуществом является то, что безбумажное хранение данных в облаке обеспечивает мгновенный доступ через географические границы. Это особенно полезно в многонациональных организациях.
Если сотрудник в Лондоне хочет получить доступ к документу от коллеги из
Австралии, но в Сиднее сейчас середина ночи, это не имеет значения. В
безбумажном офисе лондонский рабочий входит в облачное хранилище компании, ищет файл и работает над ним без задержки.

4. Укрепление безопасности управления данными

Безбумажные данные также могут быть более безопасными. Компании должны позаботиться о том, чтобы их данные были зашифрованы и помещены в частное облако, или на сервер данных компании, где
можно ограничить доступ. Цифровые файлы явно не подвержены риску быть уничтоженными во время пожара или потерянными во время кражи со взломом. Однако безопасность – это сложный вопрос, и есть аргументы с обеих сторон. Некоторые компании могут принять решение о хранении особо важных данных на бумаге в отдельных хранилищах для защиты от хакеров. Опять же, нужно взвесить все аргументы, чтобы найти правильную политику для каждой организации.

5. Помогите сделать мир лучше с помощью вклада в защиту окружающей среды

Есть положительные стороны и для окружающей среды. Средняя компания использует более 10 000 листов бумаги в год, что эквивалентно небольшому дереву. Компании, проводящие строгую политику в отношении вторичной переработки бумаги, могут значительно снизить экологические потери.  Таким образом, нет никакой необходимости чувствовать себя виноватым в использовании бумаги для печати, особенно когда предпринимаются жесткие усилия по сокращению ее использования. Некоторые компании решают, что бумага является лучшим форматом для определенных ситуаций, например, когда юристы не хотят оставлять аннотации в цифровом формате, или компании предпочитают физические вывески цифровым методам, или люди предпочитают анализировать длинные и сложные документы на бумаге. Для большинства компаний значительное сокращение объема бумаги дает большие преимущества. Но переход к безбумажному документообороту не так уж и прост. Невозможно перейти в безбумажный формат в одночасье, несмотря на наличие множества вспомогательных инструментов.

Требуется тщательное обдумывание, и лучше всего быть терпеливым и не торопиться, чтобы сделать все правильно. Переход к безбумажному документообороту – это медленный процесс, который обычно занимает месяцы или даже годы.

6. Важность поддержки сотрудников с самого начала

С самого начала крайне важно получить поддержку сотрудников. Каждый должен понимать причины каждого изменения, потому что оно будет глубоко влиять на все, что он делает на работе. Сотрудники должны понимать новые протоколы организации. Например, теперь им может быть предложено создавать отчеты непосредственно в PDF-файлах или использовать приложения для смартфонов, которые захватывают содержимое бумажных файлов и переводят их в цифровой формат.

Семинары и тренинги – это хорошая идея. Переход на безбумажный режим требует понимания цифровых технологий, которые многие сотрудники никогда раньше не использовали.

7. Утилизация и сканирование становятся проще

Следующий шаг – избавиться от устаревших материалов, таких как старые памятки и руководства. Необходимо очень тщательно следить за тем, чтобы не выбрасывать ничего ценного, и разумно проконсультироваться с бухгалтерами и юристами, чтобы установить, что должно быть сохранено. Остальные документы нужно будет отсканировать, что с самого начала требует больших усилий. Сканер с программным обеспечением OCR сможет автоматически сканировать документы в файлы PDF или Word с возможностью поиска. Все они должны быть датированы и классифицированы для простого поиска.

8. Временное хранение экономичее единовременного уничтожения всех документов

Все документы, которые были отсканированы в цифровые копии, затем должны быть перемещены в удаленное хранилище на месяц или два на случай, если в процессе загрузки произошла ошибка. По истечении отведенного срока хранения документы могут быть уничтожены. Выбрасывание многолетних записей в мусорное ведро может стать подарком конкурентам. Специализированная компания по шредингу гарантирует, что все конфиденциальные записи будут уничтожены.

Устраните искушения для того, чтобы сотрудники постепенно переходили к безбумажной среде, лучше всего сделать крайне неудобным использование бумаги.
Компании должны удалить принтеры и факсимильные аппараты и предоставить настройки двойного монитора, которые облегчают чтение нескольких документов одновременно. Сотрудники должны быть обязаны подписаться на безбумажные варианты выставления счетов, чтобы отправлять счета-фактуры и квитанции по электронной почте вместо обычной почты. Компании могут сохранить возможность печати где-то в здании, но сделать доступ к инструментам более трудным.

9. Для решения каждой задачи есть множество технологий

Множество технологий обеспечивает цифровую альтернативу бумаге для каждого аспекта офисной жизни. Например, такие онлайн-сервисы, как eFax и FaxZero, могут заменить традиционные факсимильные аппараты, а Google Docs позволяет коллегам одновременно работать над документом.
Облачные инструменты, такие как SurveyMonkey, предоставляют бесплатные услуги для проведения опросов, а системы передачи файлов, такие как Dropbox, позволяют обмениваться большими отчетами и фотографиями. С помощью приложения TurboScan сотрудники могут фотографировать документы со смартфонов, а затем создавать PDF файлы и отправлять их по электронной почте. Это всего лишь несколько примеров, и прежде чем выбирать цифровые инструменты, необходимо тщательно подумать. Использование цифровых технологий может помочь компаниям достичь снижения использования бумаги, но на этом не стоит останавливаться.