9 причин, почему важно быть безбумажной компанией

Стать безбумажным офисом – желанная цель для большинства организаций. Это означает сократить потребления бумаги и сэкономить
много денег, помочь окружающей среде и ускорить бизнес-процессы.

Переход в безбумажный формат – это баланс

Даже если компании не достигнут 100% безбумажной среды, они могут сделать гигантские шаги. Начать движение по правильному пути – самое трудное, но при тщательном планировании любой бизнес достигнет своих целей.

1. TВремя – это деньги, и безбумажный переход позволяет избежать потерь

В цифровую эпоху безбумажная среда имеет много преимуществ. Одним из самых важных является то, что такой подход экономит время для сотрудников. Подача документов больше не означает их медленную распечатку, а затем необходимость искать их вручную в дальнейшем. Цифровое запоминающее устройство может сделать это за считанные секунды, а извлечение включает в себя быстрый компьютерный поиск. Сокращение рабочего времени сотрудников, затрачиваемого на выполнение черной работы, является значительным.

2. . Экономия и места, и денег

Цифровая память также экономит место. Те коробки с бумажными папками, которые накопились с течением времени, потребовали картотечных шкафов и специальных помещений. Высвобождение пространства – это
одна из причин того, что безбумажные офисы, как правило, обходятся дешевле, поскольку нет необходимости инвестировать в складские помещения на месте. Но наблюдается сокращение и других расходов, таких как все ежегодные расходы на чернила, тонер и почтовые расходы. Исследования показывают, что это в среднем составляет около 100 фунтов стерлингов в год на одного сотрудника. Для большой организации, насчитывающей 500 сотрудников, избавление от этих бумажных процессов
обеспечивает ежегодную экономию в размере 50 000 фунтов стерлингов.

3. Переходите в цифровой формат, чтобы удалить границы и забыть о расстоянии

Еще одним преимуществом является то, что безбумажное хранение данных в облаке обеспечивает мгновенный доступ через географические границы. Это особенно полезно в многонациональных организациях.
Если сотрудник в Лондоне хочет получить доступ к документу от коллеги из
Австралии, но в Сиднее сейчас середина ночи, это не имеет значения. В
безбумажном офисе лондонский рабочий входит в облачное хранилище компании, ищет файл и работает над ним без задержки.

4. Укрепление безопасности управления данными

Безбумажные данные также могут быть более безопасными. Компании должны позаботиться о том, чтобы их данные были зашифрованы и помещены в частное облако или на сервер данных компании, где
можно ограничить доступ. Цифровые файлы явно не подвержены риску быть уничтоженными во время пожара или украденными во время кражи со взломом. Однако безопасность – это сложный вопрос, и есть аргументы с обеих сторон. Некоторые компании могут принять решение о хранении особо конфиденциальных данных на бумаге в защищенных хранилищах для защиты от хакеров. Опять же, нужно много думать, чтобы найти правильную политику для каждой организации.

5. Помогите сделать мир лучше с помощью вклада в защиту окружающей среды

Возможно, есть и положительные стороны для окружающей среды. Средняя компания обрабатывает более 10 000 листов бумаги в год, что эквивалентно небольшому дереву. По общему признанию, аргументы снова-таки обоюдоострые. Компании, проводящие строгую политику в отношении вторичной переработки бумаги, могут значительно снизить экологические потери, особенно в связи с тем, что деревья, используемые для производства бумаги, часто пересаживаются. Таким образом, нет никакой необходимости чувствовать себя виноватым в использовании бумаги для печати, особенно когда предпринимаются жесткие усилия по сокращению ее использования. Некоторые компании решают, что бумага является лучшим форматом для определенных ситуаций, например, когда юристы не хотят оставлять аннотации в цифровом формате, или компании предпочитают физические вывески цифровым методам, или люди предпочитают анализировать длинные и сложные документы на бумаге. Для большинства компаний значительное сокращение объема бумаги дает большие преимущества. Но это изменение не просто осуществить. Просто невозможно перейти в безбумажный формат в одночасье, несмотря на наличие множества инструментов, помогающих компаниям.

Требуется тщательное обдумывание, и лучше всего быть терпеливым и не торопиться, чтобы сделать все правильно. Переход в безбумажную среду – это медленный процесс, который обычно занимает месяцы или даже годы.

6. Важность поддержки сотрудников с самого начала

С самого начала крайне важно получить поддержку сотрудников. Каждый должен понимать причины каждого изменения, потому что оно будет глубоко влиять на все, что он делает на работе. Сотрудники должны понимать новые протоколы организации. Например, теперь им может быть предложено создавать отчеты непосредственно в PDF-файлах или использовать приложения для смартфонов, которые захватывают содержимое бумажных файлов и переводят их в цифровой формат.

Семинары и тренинги – это хорошая идея. Переход на безбумажный режим требует понимания цифровых технологий, которые многие сотрудники никогда раньше не использовали.

7. Утилизация и сканирование становятся проще

Следующий шаг – избавиться от устаревших материалов, таких как старые памятки и руководства. Необходимо очень тщательно следить за тем, чтобы не выбрасывать ничего ценного, и разумно проконсультироваться с бухгалтерами и юристами, чтобы установить, что должно быть сохранено. Остальные документы нужно будет отсканировать, что с самого начала требует больших усилий. Сканер с программным обеспечением OCR сможет автоматически сканировать документы в файлы PDF или Word с возможностью поиска. Все они должны быть датированы и классифицированы для простого поиска.

8. Временное хранение гораздо более экономично уничтожения на шредере

Все документы, которые были отсканированы в цифровые копии, затем должны быть перемещены в удаленное хранилище на месяц или два, если в процессе загрузки произошла ошибка. По истечении отведенного срока хранения документы могут быть уничтожены. Выбрасывание многолетних записей в мусорное ведро может стать подарком конкурентам. Специализированная компания по шредингу гарантирует, что все конфиденциальные записи будут уничтожены.

Устраните искушения для того, чтобы сотрудники постепенно переходили к безбумажной среде, лучше всего сделать крайне неудобным использование бумаги.
Компании должны удалить принтеры и факсимильные аппараты и предоставить настройки двойного монитора, которые облегчают чтение нескольких документов одновременно. Сотрудники должны быть обязаны подписаться на безбумажные варианты выставления счетов, чтобы отправлять счета-фактуры и квитанции по электронной почте вместо обычной почты. Компании могут сохранить возможность печати где-то в здании, но сделать доступ к инструментам более трудным.

9. Множество технологий решает каждую проблему

Множество технологий обеспечивает цифровую альтернативу бумаге для каждого аспекта офисной жизни. Например, такие онлайн-сервисы, как eFax и FaxZero, могут заменить традиционные факсимильные аппараты, а Google Docs позволяет коллегам одновременно работать над документом.
Облачные инструменты, такие как SurveyMonkey, предоставляют бесплатные услуги для проведения опросов, а системы передачи файлов, такие как Dropbox, позволяют обмениваться большими отчетами и фотографиями. С помощью приложения TurboScan сотрудники могут фотографировать документы со смартфонов, а затем создавать PDF файлы и отправлять их по электронной почте. Это всего лишь несколько примеров, и прежде чем выбирать цифровые инструменты, необходимо тщательно подумать. Использование цифровых технологий может помочь компаниям достичь своих безбумажных целей, но их самих будет недостаточно. Однако, когда эта технология связана с тщательным планированием, все компании могут уверенно двигаться в будущее, свободное от бумаги.