Почему вы все еще можете печатать в безбумажном мире

Концепция безбумажного офиса пугает многих предпринимателей. Они чувствуют себя вынужденными отказаться от всей бумаги в своих помещениях, иначе они потерпят неудачу и никогда не будут чистыми в цифровом смысле. Но не следует пугаться этого. Хорошо думать, что бумага все еще играет важную роль, даже в безбумажном мире, а это означает, что организации проводят как можно больше своих операций в интернете. Предприятия могут пройти долгий путь к тому, чтобы освободиться от бумаги, не отказываясь от печати вообще. Даже не достигнув совершенства, они могут экономить ресурсы, ускорять процессы и облегчать резервное копирование данных.

Лучшей целью для большинства предприятий является стремление использовать значительно “меньше бумаги”, а не быть полностью “безбумажным”. Есть несколько разумных деловых причин, чтобы попытаться достичь этого. Агентство по охране окружающей среды США утверждает, что цифровые методы экономят 80 долларов США в год на одного сотрудника в виде бумаги, чернил, тонера, места для хранения и почтовых расходов. Предприятия экономят на стоимости услуг по уничтожению конфиденциальной информации и могут обойтись без целых помещений и хранилищ. По оценкам Gartner, стоимость передачи в архив, хранения и поиска документа для американских предприятий составляла от 25 до 35 миллиардов долларов США. Цифровые решения для хранения данных доступны по гораздо более низкой цене. Есть также свидетельства того,что клиенты быстрее реагируют на цифровые проверки и счета-фактуры, чем на бумажные.

Технология развивается и приносит новые способы оптимизации процессов, в основном за счет того, что компании становятся безбумажными, но это не обязательно означает конец печати и использования бумажных документов в офисной среде. Решение о том, какие документы все еще нужно печатать, является ключевой частью преобразования на пути к безбумажному документообороту.

Преимущества облачных технологий

Небольшие компании могут хранить все свои документы на своих собственных серверах, но крупные организации будут нуждаться
в облаке, которое идеально подходит для безбумажного офиса. Облачная система управления документооборотом (DMS) позволяет помечать документы в цифровом виде, что означает, что их можно найти в разных местах без необходимости делать копии. То есть нужен только один главный документ. С помощью DMS также невозможно потерять или перепутать документы, что часто встречается при хранении бумажных носителей. В облаке каждое изменение сохраняется мгновенно, поэтому легко создавать несколько версий документов. Нет никакой опасности, что они будут уничтожены во время пожара или затопления. Конечно, безопасность данных может быть проблемой, и предприятия должны осуществлять строгий контроль за доступом к конфиденциальной информации.

Безбумажный офис хорошо подходит для гибкой и современной практики работы. Сегодня компании предпочитают оставаться оперативными, переезжая в новый офис, когда возникает лучший вариант, и проще передавать данные в цифровом виде, чем таскать с собой пачки бумаги. Цифровое хранилище позволяет быстрее извлекать документы и легче создавать их резервные копии. Большинство офисных сотрудников проводят, по крайней мере, один день в неделю, работая удаленно, поэтому возможность доступа к документам в облаке или на сервере компании облегчает их жизнь. Для международных групп в разных часовых поясах совместная работа была бы практически невозможна, если бы они опирались на бумажную документацию. Это правда, что переход к безбумажному офису означает необходимость инвестировать в большее количество экранов, и некоторые предприятия пугает их стоимость, но многочисленные академические исследования показывают быструю отдачу от инвестиций.

Волшебное очарование бумаги имеет свои преимущества

Несмотря на все доводы в пользу безбумажного документооборота, существует общественное сопротивление отказу от бумаги.
Исследование, проведенное среди 500 британских рабочих группой Toluna, показало, что 84% лучше запоминают информацию, прочитав ее на бумаге, 83% предпочитают работать с ней, а 79% находят ее более расслабляющей. Продажи электронных книг резко упали за последние два года как в США, так и в Великобритании, поскольку читатели открывают для себя прелести бумажных книг, что приводит к тому, что их называют “новым винилом”.

Временами цифровые изображения могут восприниматься как более холодные и безличные, лишенные тактильных качеств бумаги. Аргумент о том, что использование слишком большого количества бумаги наносит ущерб окружающей среде, также является обоюдоострым. Оказалось, что
бумага – это самый простой материал для переработки. Американская лесная и бумажная ассоциация (AFPA) утверждает, что в 2015 году было переработано 51 миллион тонн макулатуры. AFPA сообщает, что в 2016 году показатель восстановления бумажной продукции в США достиг рекордного уровня – 67,2%. Американцы перерабатывают в среднем более 330 фунтов бумаги в год, и при этом высаживается больше деревьев, чем уничтожается при использовании бумаги. Между тем, только 20% электронных устройств перерабатываются.

Решение – гибкий подход

Компании должны будут разработать свою собственную политику в отношении использования бумаги, но одна идея заключается в том, чтобы позволить работникам печатать документы, которые требуют длительного изучения и анализа. Например, возьмем юриста, участвующего в сложных судебных процессах. Если ему приходится читать много перекрестной
информации, то работать на бумаге гораздо легче, чем в цифровом формате. Или, если адвокат желает комментировать конфиденциальные юридические документы от руки, а затем уничтожить заметки, бумага работает лучше всего. И наоборот, все, что читается один раз, не обязательно должно быть на бумаге. Официальная документация, например счета-фактуры, также должны быть в безбумажной форме. В некоторых случаях компаниям потребуется сочетание безбумажных и бумажных решений. Реальная опасность взлома хакерами цифровых систем и кражи данных означает, что конфиденциальную информацию лучше всего хранить на бумаге в надежном хранилище. Например, если компания хочет сохранить новую формулу бронежилета в строго охраняемом секрете, она может вести электронную запись, которая будет содержать перекрестные ссылки на бумажную запись наиболее важных
деталей. Использование старомодной бумаги может спасти от потери
интеллектуальной собственности.

Бумага не собирается полностью исчезать из офисов в течение длительного времени, если вообще когда-либо исчезнет, что не должно быть источником самобичевания для бизнеса. Никто не должен чувствовать себя запуганным, что придется перейти на полностью безбумажный формат. Компании могут предпринять большие шаги по сокращению потребления бумаги, но все же остаются некоторые случаи, когда они предпочитают бумагу цифровым методам.