Какое будущее предстоит управляемому документообороту?

Работа с записями и документами занимает почти две трети рабочего дня среднестатистического работника, что требует от компаний использования систем управления корпоративным контентом (ECM) для работы с огромным объемом контента. Такие инструменты позволяют организациям координировать всю свою документацию в одном едином месте.

Тем не менее многие компании обнаружили, что они готовы к развитию и, в некоторых случаях, даже отказываются от ECM, и используют гибкость облачного управления контентом. Это только начало, но способность облака ускорять совместную работу, облегчать создание инновационных приложений и предлагать постоянное недорогое хранилище означает, что оно, несомненно, представляет собой будущее для управления контентом.

Развитие ECM на протяжении десятилетий 

ЕСМ существуют уже четверть века и постоянно совершенствуются на протяжении многих лет, сохраняя ключевые черты базовой модели сложного набора технологий, основанных на размещении в производственных помещениях, что сделало эту систему хитом. Владельцы бизнеса иногда чувствовали себя ошеломленными рядом технических особенностей, особенно в связи с тем, что организации должны были включать более одной ECM, а иногда даже по одной на отдел. Кластеризация всех уровней программного обеспечения в одной монолитной системе оказалась дьявольски сложной задачей для ИТ-отделов.

Управление контентом находится на пути перехода от ECM-сервисов к облачным платформам. Все больше и больше компаний выбирают облачные сервисы или гибридные варианты, чтобы облегчить обработку
всей документации, которая проходит через их организацию, используя наиболее экономичный и простой метод, как показывает исследование AIIM. Однако гибридные модели несут в себе риски, такие как размещение хранилищ информации, снижение стоимости инвестиций в аппаратные продукты на объекте и сам переход, который, если он будет осуществлен быстро, может привести к высоким затратам и осложнениям, особенно если инфраструктура еще не готова к нему. 

Облачные технологии – это будущее

Все проблемы с ECM заставили Gartner задуматься о том, что в цифровую эпоху технологии могут перейти в облако. Исследовательская компания придумала новую концепцию – контент-сервисы, которые будут облачными, гибкими и динамичными. Вместо того чтобы принимать автономную систему, компании будут разрабатывать свои собственные индивидуальные системы. Терминология менее важна, чем осознание того, что бизнес-среда меняется, и компаниям становится все труднее управлять цунами контента и данных из множества устройств в эпоху цифровой трансформации. Исследования подтверждают точку зрения Gartner о том, что локальная система ECM в какой-то степени замещается. Опрос 231 предприятия, проведенный AIIM ранее в этом году, показал высокий уровень стремления к изменениям в управлении контентом. Только 15% респондентов заявили, что намерены перейти к локальному решению, в то время как треть выбрали облачное решение, а еще 51% разрабатывают гибридное решение, сочетающее локальное управление контентом с облачными сервисами. Гибридный подход понятен, если учесть, сколько денег было потрачено за эти годы на устаревшие решения. Гибридный подход может быть эффективным временным решением, пока все больше контент-сервисов перемещаются в облако. Растущий энтузиазм в отношении облачного управления контентом привел исследовательскую организацию "Markets and Markets" к прогнозированию того, что объем рынка облачного управления корпоративным контентом (ECM) вырастет с 9,77 миллиарда долларов США в 2017 году до 34,42 миллиарда долларов США к 2022 году.

Облачные сервисы могут похвастаться рядом ценных преимуществ

Одной из движущих идей внедрения устаревших систем ECM было размещение контента в интернете, где к нему было бы легче получить доступ, чем к бумаге. Но благодаря облачному хранилищу контент становится еще более доступным. Работники в удаленных местах, в том числе в разных часовых поясах, могут легко сотрудничать, получая доступ к документам в облаке в любой точке мира на нескольких устройствах.

Работа над контентом в облаке также привлекает миллениалов, которые к 2020 году составят три четверти рабочей силы и рассчитывают использовать самые сложные автоматизированные технологии. Кроме того, облако может предложить гораздо больший масштаб. В облаке дополнительное хранилище доступно всякий раз, когда компании необходимо расшириться.

Освобождение бизнеса для достижения большего 

Устанавливая управление контентом в облаке, вы освобождаете бюджет от ограничений, связанных с большими инвестициями в локальное технологическое оборудование. ИТ-отдел тратит меньше денег на первоначальные затраты на ECM, и им не нужно тратить время на постоянное техническое обслуживание. В результате ИТ-специалисты могут сосредоточиться на более инновационной работе по модернизации пользовательского интерфейса, например на разработке пользовательских интерфейсов и новых приложений.

Это не единственный отдел, который извлекает выгоду из облачных хранилищ. Облако упрощает автоматизацию технологий, необходимых для управления кредиторской задолженностью, контрактами, корреспонденцией и обработкой счетов-фактур. Управление контентом в облаке позволяет собирать все – от запасов до контрактов на обслуживание – в одном месте, и делиться ими с уполномоченными сотрудниками. Это облегчает коммуникацию между различным подразделениями компании, такими как юридические, кадровые и финансовые.

Облако – это самая последняя инновация 

Уже существует несколько инновационных примеров облачных контент-сервисов, которые привлекают пользователей своей способностью использовать преимущества гибкости сервисов. Вместо того чтобы покупать готовые системы, которые предназначены просто для управления контентом, они могут более легко интегрировать управление контентом и бизнес-процессы. Компания IBM заявила, что многие организации объединяют свои ранее отдельные функции контента, процессов и совместной работы в облаке.
Некоторые фирмы также считают, что следующим шагом в развитии технологий для облака будет использование робототехники и искусственного интеллекта для получения полезной бизнес-информации из хранящегося контента, а не из больших массивов данных. Разработка этих новых инструментов потенциально способна произвести революцию в управлении контентом в облаке. Преимущества для тех компаний, которые оставят свои устаревшие системы позади и совершат скачок к облачному хранилищу, будут экспоненциальными.