Измените язык
Измените страну

Как можно упростить обработку счетов-фактур с помощью автоматизации?

Для бизнеса важно избегать ошибок при оплате счетов. Автоматизированное управление – это решение!
woman typing on computer

Входящие счет-фактуры обрабатываются всё ещё страрым способом. Традиционная обработка счетов-фактур – это медленная, дорогостоящая и полная ошибок процедура для большинства предприятий. Они должны быть проверены на кредиторскую задолженность, с помощью программного обеспечания переданы для выставления счетов, одобрены кем-то из компетентных органов, проиндескированны, а затем сохранен для дальнейшего использования. Такая сложная процедура сопряжена с большими трудозатратами, не говоря о том, что может привести к большим задержкам и ошибкам. Когда возникает ошибка и счета остаются неоплаченными, это наносит ущерб репутации компании и может привести к задержке платежей.

Однако, облачная автоматизация обработки счетов-фактур может решить такие проблемы. Облачные решения меняют почти все аспекты деловой жизни. Эта технология меняет способ взаимодействия сотрудников и клиентов, облегчает международное сотрудничество и позволяет продавать товары за границу. Gartner предполагает, что к 2020 году 36% предприятий будут использовать облачные решения, для более чем половины своих транзакционных систем учета, включающих в себя всю финансовую отчетность, что свидетельствует об автоматизации бухгалтерских процессов как о растущей тенденции. 

Счета оплачиваются вовремя и автоматически, не теряясь

man looking at document

Оптимизация процесса выставления счетов – это ключ к обеспечению эффективного ведения бизнеса, чтобы обеспечить своевременную оплату счетов и правильную организацию наиболее важной документации. Переводя все эти документы на цифровую платформу с помощью автоматизированной обработки счетов-фактур, оптимизация готова решить одну из самых больших головных болей компаний.

Технология, которая набирает темп

Несмотря на ускоряющийся переход в облачные технологии, некоторые компании отстают. Это особенно пагубно сказывается на обработке счетов-фактур, которая в последние годы становится все более сложной.
Теперь счета-фактуры можно получать через множество различных платформ, включая обучную почту почту, электронную почту, курьера и факс. Все они должны быть введены в систему вручную, что приводит к большому количеству ошибок, таких как двойная оплата, дублирование счетов-фактур, оплата неправильной суммы и ввод неправильного номера заказа на покупку. Еще одной распространенной ошибкой является оплата счета-фактуры до получения товара.

Ручная обработка счетов-фактур – это медленный процесс, идущий вразрез с быстро меняющимся современным миром. Все начинается, когда отдел кредиторской задолженности (КЗ) получает счет-фактуру. Там нужно проверить его содержимое, а затем загрузить данные в использующиеся в компании программное обеспечение. Но это только начало, потом его надо отправить на согласование в вышестоящие инстанции. Именно здесь существует высокий потенциальный риск возникновения задержек. Если у руководства напряженный график, они откладывают утверждение счета на несколько дней, поскольку у них есть другие более приорететные задачи. Результатом могут стать просроченные платежи и испорченные отношения с партнёром, а такой трудоемкий процесс обходится дорого.

Организация платит своим сотрудникам за то, чтобы они вручную просматривали счета-фактуры, поддерживали связь с руководством, загружали информацию, а затем хранили ее для последующего поиска. Когда есть ошибки, а они неизбежно случаются, их исправление обходится очень дорого. Компания по исследованию рыночной конъюнктуры, Aberdeen, подсчитала, что наиболее эффективные компании потратили в среднем 2,8 дня на обработку счетов-фактур стоимостью около 2,18 доллара США, в то время как средний показатель по отрасли был ближе к 9,40 доллара США. В чем же секрет самых высокоэффективных компаний? В том что  автоматизация процесса, должна использовать облачные решения.

Облачные решения экономят деньги и время

Компании использующие облачные решения экономят много времени и денег, передавая обработку счетов на внешние сервисы. Исключаются расходы на печать и почтовые расходы, а персоналу больше не нужно загружать данные счетов вручную на сервер. Счета больше не копятся, не упускаются из виду и не теряются – они автоматически оплачиваются вовремя, что создает хорошие деловые отношения. Больше нет необходимости платить за множество ИТ-услуг. Поставщик, как правило, занимается такими вопросами удаленно.

Облако обеспечивает бесконечную масштабируемость при низких затратах. Плата, как правило, ежемесячная, что позволяет избежать дорогостоящей установки новых серверов, когда компании расширяются. Масштабируемость делает облачную обработку счетов-фактур привлекательной для быстрорастущих малых и средних предприятий, однако некоторые из крупнейших предприятий отстают, как правило, потому, что у них есть отдельные системы счетов для каждого отдела. Это несмотря на то, что их запутанные процессы выставления счетов-фактур становятся простыми и эффективными после их централизации в облаке.

Компании, планирующие перейти на облачную обработку счетов, должны понимать, что это не так сложно, как может показаться. Интеграция облака с серверной системой проста, поскольку выходные данные из облака могут быть сгенерированы в любом формате кодирования. Не имеет значения
– стандартные XML-файлы или CSV-файлы, или же система для конкретного клиента. Аналитическое кодирование счетов-фактур может быть выполнено непосредственно в облаке, а затем использовано внутренней системой для автоматического формирования счетов-фактур.

 

Непосредственные преимущества для финансовых специалистов и всего
бизнеса

Реализация не займет много времени, потому что все происходит в общедоступной облачной среде. Как только эта система будет внедрена, сотрудники финансового отдела и всего бизнеса сразу же получат преимущества, определив более четкие рабочие процессы и сэкономив время, которое они смогут посвятить другим задачам. Можно проверить, кто обрабатывает счет-фактуру в любой момент времени и как долго пришлось ждать утверждения. Это означает, что существует гораздо меньше задержек, чем при традиционной обработке счетов-фактур, что часто требует отслеживания потерянных документов или погони за занятыми руководителями. Поскольку каждый документ имеет аудиторский след, он не может потеряться, и его легче хранить и искать.

Облако

  • Будущее управления контентом

    Узнайте, что ждет вас впереди для управления контентом в постоянно меняющейся отрасли.

  • Почему так важно перейти на безбумажный документоо

    Переход на безбумажный документооборот может означать поиск правильного баланса – и вот как.

Cookies и ваша конфиденциальность

В основном мы используем файлы cookie, чтобы сделать ваше взаимодействие с нашим веб-сайтом легким и эффективным, статистические файлы cookie необходимы для нас, чтобы лучше понять, как вы пользуетесь нашим веб-сайтом, и маркетинговые файлы cookie, необходимы для адаптации рекламы под ваши интересы. Вы можете установить свои настройки файлов cookie с помощью кнопки «Настройки» ниже или выбрать «Я согласен», чтобы продолжить работу со всеми файлами cookie.

Настройки Cookie

Мы используем файлы cookie, чтобы убедиться, что наш веб-сайт работает должным образом, или, иногда, для предоставления услуги по вашему запросу (например, управление вашими предпочтениями куки). Эти куки-файлы всегда активны, если вы не настроите свой браузер на их блокировку, что может помешать работе некоторых частей сайта.

Эти файлы cookie позволяют нам измерять и улучшать производительность нашего веб-сайта.

Эти файлы cookie размещаются только в случае вашего согласия. Мы используем маркетинговые cookie-файлы, чтобы отслеживать, как посещаете наши веб-сайты, чтобы показывать вам контент в соответствии с вашими интересами, а так же показывать персонализированную рекламу. Вы ещё не приняли эти файлы cookies. Пожалуйста, отметьте это поле, если вы хотите.