Электронный кадровый документооборот

Развитие электронного документооборота в России становится всё более интенсивным, так как имеет ряд значительных преимуществ перед бумажным. Поэтому цифровизация кадрового документооборота — это лишь вопрос времени. Благодаря изменениям в трудовом законодательстве у работодателей появилась возможность вести кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумажных носителях.

Kyocera Digital Solutions предлагает свои услуги по переводу кадрового документооборота в электронный вид, включая полную настройку существующих процессов в соответствии с действующим законодательством, а также интеграцию с учетными системами и автоматизацию отчетности для контролирующих органов.

Организация электронного кадрового документооборота - методика внедрения

Главной трудностью при автоматизации кадрового документооборота до недавнего времени были особенности трудового законодательства и нормативная база, которая предписывала вести кадровый учёт в бумажном виде.

Но 2020-й год стал переломным: сегодня бизнес может вести более 75% внутренних документов в электронном виде. Так, например, Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436-ФЗ разрешает вести электронные трудовые книжки. Лист нетрудоспособности может быть сформирован в электронном виде, согласно ст. 2 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ. Кроме того, электронными могут быть договоры с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, а также оформленными по соглашению гражданско-правового характера. Это прописано в ст. 312.2 Трудового кодекса РФ и п. 2 ст.160 Гражданского кодекса РФ.

Относительно других кадровых документов, законы каких-либо чётких указаний не содержат. Однако, в соответствии с положениями Федерального закона от 6 июня 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы в электронном виде, подписанные электронной подписью, имеют ту же силу, что и документы на бумажном носителе. Это позволяет практически полностью перевести кадровую документацию в электронную форму.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) можно кратко описать как создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником, или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублировании на бумажном носителе.

Для выполнения данного условия, компания должна обеспечить юридически правильное подписание и хранение любого созданного электронного документа. С другой стороны, необходимо понимать, что отсканированный подписанный бумажный документ не является электронным, и не имеет юридической значимости.

Следовательно, для внедрения КЭДО необходимо использование специального ПО, которое и будет позволять подписывать документы электронной подписью.

Далее важно проанализировать процессы на соответствие нормативной базе, чтобы цифровизация не привела к проблемам с законом. Это делается через анализ действующих локальных нормативных актов (ЛНА) по взаимодействию с вашими сотрудниками.

В существующие регламенты необходимо внести новые документы, которые будут вводить и регулировать электронный кадровый документооборот в компании. На этом этапе нужно оценить возможность раздвоения кадрового документооборота, так как работник сейчас имеет законную возможность отказаться от электронного документооборота и выбрать ведение кадровых документов в бумажном виде.

После того, как мы определились с приоритетами, типами документов, с бизнес-требованиями к конфиденциальности, хранению и другим параметрам, аналитики должны разработать модель «как будет» и согласовать ее с заказчиком. После такого согласования, мы можем сравнить существующие процессы с эталонной моделью — это поможет определить, готова ли компания к новым технологиям, и какой объем работы необходимо сделать.

Следующим шагом необходимо внедрить использование электронной подписи в компании или интегрировать текущие правила в кадровые процессы, если такие подписи уже используются.

Только после всех этих этапов идет выбор ИТ системы, которая и способна обеспечить быстрый переход на электронный кадровый документооборот.

Сегодня на рынке есть множество готовых систем электронного кадрового документооборота, которые имеют всю необходимую инфраструктуру для быстрого и легитимного подписания документов. Они помогают быстро, без глобальных затрат на разработку, уйти от бумажного документооборота. Главным преимуществом готовых продуктов на рынке является то, что постащик этих программных продуктов будет сам поддерживать их актуальность, будет отслеживать изменения законодательства и добавлять в систему необходимые элементы. 

Мы можем выделить следующие основные требования к системе кадрового документооборота, которые необходимо оценить при выборе:

• Наличие преднастроенной интеграции с кадровыми учетными системами («1С:ЗУП», SAP HCM, Oracle HR, «Босс-Кадровик» и др.) и государственными ИТ системами
• Личный кабинет кадровика - для контроля статуса процессов, отправки уведомлений и напоминаний
  
• Личный кабинет сотрудника - интуитивно понятный интерфейс системы избавит вас от длительного обучения сотрудников
  
• Интеграция с СЭД - реестр документов и их безопасное хранение в архиве
  
• Инструмент для генерации ЭЦП
  
• Служба поддержки
  

Компания KYOCERA Digital Solutions готова помочь Вашей компании с выбором оптимальной, и наиболее подходящей под ваши задачи ИТ системы на рынке, а также, обеспечить плавный и быстрый переход Вашей компании на безбумажный кадровый электронный документооборот.