Нас же более интересует перевод в дистанционный режим процессов, которые могут быть формализованы, и по которым возможен контроль времени и качества. Формализованные процессы базируются на заранее описанных моделях, в которых определены роли пользователей, шаблоны документов и процессов - они не могут быть запущены сразу после подключения к тому или иному ПО, для запуска этих процессов требуется определенная регламентная и юридическая работа.
Ключевым продуктом для решения данных задач является Система Электронного Документооборота, спроектированная под конктретные задачи компании. Внедрение подобных систем помимо упрощения непосредственно документооборота, может частично закрывать и некоторые неформализованные процессы, объединяя их все в одну информационную систему. И даже если остаются процессы, которые выполнены на других программных продуктах, то в задачу внедрения входит интеграция этих персональных и групповых решений, с корпоративным решением уровня СЭД.
Главными задачами при внедрении СЭД мы видим организацию эффективных потоков работ (workflow), перевод документооборота в компании из бумажного в электронный вид, повышение удобства работы сотрудников и повышения контроля исполнительской дисциплины. Помимо внедрения СЭД, также потребуется нормативное обоснование для внедрения возможности удаленной работы, решение вопросов с достоверностью обмена документов и их юридической значимостью (через механизм электронных подписей), интеграция с операторами ЭДО дя внешнего обмена документами. Важным элементом всей системы является организация единой базы данных компании, с удобной структурой поиска информации и четким разграничением прав доступа для различных групп сотрудников.
Дополнительно, обычно мы настраиваем систему удаленной печати и сканирования, необходимую для комфортной работы с остающимися в компании бумажными документами, независимо от местоположения сотрудника.
