KYOCERA Capture Manager (KCM) - это верный способ подготовить ваш бизнес к оцифровке.

KCM устраняет трудоемкие задачи ручного сбора и заполнения информации в бизнес-системах. С помощью KCM сложное и утомительное сканирование становится простым и понятным благодаря легко настраиваемому методу управления документооборотом, а при наличии правильной бизнес-стратегии собранная информация становится доступной для всей организации.

KCM обеспечивает децентрализованное сканирование, что позволяет использовать имеющиеся многофункциональные устройства и оборудование для сканирования внутри организации, что делает передачу этой задачи в аутсорсинг совершенно ненужной.

Как работает KYOCERA Capture Manager?

* Web Capture

Сервис web-capture.net имеет поддержку русского языка. Сервис обеспечивает генерацию полноразмерных скриншотов, конвертируя снимок веб-страницы сайта в разные форматы файлов.

**ERP (сокр. от Enterprise Resource Planning) означает "планирование ресурсов предприятия".

В обычной офисной среде важные документы находятся в различных форматах: электронные письма, содержащие PDF-файлы, распечатанные счета-фактуры и отсканированные накладные в папке на вашем компьютере. KCM может обрабатывать все эти документы, чтобы информацию, содержащуюся в них, можно было читать на компьютере, чтобы для всего бизнеса был доступ к ней и ее можно было передавать нужным людям.

Наконец, ваша информация также может быть доступна в легко читаемом формате, который доступен для различных систем планирования бизнеса, финансов и корпоративных ресурсов.

Проблема современной бизнес-среды

Вы, вероятно, заметили, что в вашей организации увеличивается количество цифровой документации, в том числе электронных писем, счетов, электронных таблиц и других видов деловой документации ... и по мере того, как компании продолжают развиваться в рамках цифровой трансформации, эта тенденция будет только будет набирать обороты.

Управлять всеми этими документами и заниматься их обработкой может быть очень сложно, особенно если они поступают из различных источников и в различных форматах, как цифровых, так и бумажных.

KCM упрощает этот процесс, конвертируя документы в формат, который легко обрабатывается вашими компьютерными системами, тем самым сокращая время, требуемое для сбора информации и оптимизируя бизнес-процесс.

KCM делает это путем изменения так называемых «неструктурированных данных» (информация, для распознания которой необходим человек) на «структурированные данные» (информация, которая легко интерпретируются ИТ-системами), так что содержание документов может быть распознано и передано в соответствующую бизнес-систему.

Это автоматическое преобразование неструктурированных данных в структурированные помогает оптимизировать сбор данных для организаций, работающих с большим количеством документов. Это автоматизированный процесс, который сокращает время, затрачиваемое на распознание и сбор информации.

Какова роль KYOCERA Capture Manager?

Информация может поступать в самых разных форматах и макетах. Будь то лист бумаги, цифровой чек или рукописный* счет-фактура. Иногда бывает сложно собрать всю информацию в одном месте.

Именно здесь на помощь приходит KCM.

Программное обеспечение охватывает широкий спектр информации, объединяя как структурированную, легко обрабатываемую информацию, так и неструктурированные данные из различных источников.

В то время как у обученного персонала этот процесс занимает много времени, которое можно потратить на выполнение других задач, КСМ автоматизирует и ускоряет работу с информацией, направляя её непосредственно конкретному сотруднику.

 KCM сканирует все ваши документы и данные, преобразуя все в один простой, удобный для чтения поток данных, а затем доставляет его в необходимые бизнес-системы, где ваша команда может использовать полученную информацию для работы.

Виды контента

KCM нацелен на различные типы контента для извлечения ценной информации для вашего бизнеса. Данное решение может работать с различными методами ввода, включая папки, мобильные приложения*, веб-браузеры*, электронную почту и МФУ KYOCERA, чтобы превратить необработанные данные в легко обрабатываемую информацию. Помимо электронных данных, KCM также может работать с рукописным текстом*, помечать листы* и штрих-коды* для захвата информации, обработка которой обычно занимает несколько часов. Вам по-прежнему нужен сотрудник, чтобы проверить, какие данные поступают в ваши системы?

Во время настройки рабочего процесса у вас есть возможность* удостовериться в том, что определенные пользователи смогут осуществить предварительный просмотр исходного документа и полученных данных, чтобы внести исправление, если это необходимо. Затем система приступает к работе и может распространять информацию по целому ряду назначений вывода; для простых опций, таких как папки и электронные письма, а также для онлайн-сервисов хранения, таких как Google Диск, OneDrive для бизнеса*, SharePoint* и базы данных OBDC*.

Типы данных

KCM нацелен на различные типы данных для извлечения ценной для вашей организации информации . Он может работать с различными методами ввода, включая папки, мобильные приложения*, веб-браузеры*, электронную почту и МФУ KYOCERA, чтобы преобразовать первичные данные в легко обрабатываемую информацию.

Помимо электронных данных, KCM также может работать с рукописным текстом*, маркировочными листами* и штрих-кодами* , обработка которых обычно занимает несколько часов.

Вы обеспокоены тем, что вам все еще нужен сотрудник для проверки того, какие данные поступают в ваши системы?

Во время настройки работы сканера вы можете настроить* предварительный просмотр исходного документа и отсканированных данных для определённых пользователей, чтобы они при необходимости могли внести исправления.

После этого система приступает к работе и может распределять информацию по различным адресам вывода (output destinations), включая такие простые варианты, как папки и электронная почта, а также онлайн-сервисы хранения, такие как Google Drive, OneDrive for Business*, SharePoint* и базы данных OBDC (OBDC Databases)*.

*Функция доступна только в KCM Professional

Юридический отдел

В юридической/правовой среде специалисты привыкли иметь дело с кипами бумажной работы, зачастую не имеющих цифровой копии. Административному персоналу часто приходится перепечатывать эти документы, чтобы их можно было редактировать и отправлять другим пользователям и сотрудникам.

Когда KCM будет установлен (запущен), процесс преобразования изображений в доступную для редактирования информацию произойдёт автоматически, и вы сами сможете выбрать удобный формат. Вы также можете усовершенствовать этот процесс и настроить автоматическую рассылку документов конкретным сотрудникам.

Управление логистики

Компании, работающие в сфере логистики, имеют все возможности для повышения производительности с помощью КСМ. В типичном логистическом бизнес-процессе бухгалтерии не остаётся ничего другого, как ждать, пока водитель вернётся с подписанными накладными, чтобы обработать счета фактуры. Это создаёт дополнительные сложности, которые замедляют рабочий процесс и снижают эффективность работы всей организации.

Сотрудники должны вручную собрать все документы, затем сопоставить полученную информацию, чтобы выяснить, все ли накладные на месте. С внедрением KCM этот процесс происходит автоматически и незамедлительно. Информация с необходимыми примечаниями по каждому документу передаётся непосредственно в систему бухгалтерского учёта компании, тем самым ускоряя одну из наиболее трудоёмких частей процесса фактурирования.

Почтовое отделение

Почтовое отделение любого офиса является центром обработки данных, где сотрудники должны проверять каждое письмо или поступающую документацию и лично передавать их соответствующему сотруднику или отделу. В некоторых случаях документ или письмо необходимо получить и вскрыть лично. И все это до того, как почта будет доставлена вручную.

Чтобы избежать столь длительного процесса доставки почты, KCM может эффективно и точно автоматизировать всю систему.

Сотрудники почтового отделения получают всю входящую документацию, а затем сканируют её в KCM. KCM получает доступ к данным на отсканированных документах, определяя, что это за документ, а затем отправляет документ в цифровом формате конкретному сотруднику в соответствии с бизнес-правилами/правилами ведения деловых операций, полученными от компании. KCM также может отправлять полученную информацию непосредственно в финансовую систему, что позволяет осуществлять прямой ввод и устраняет необходимость ручного сбора любой финансовой информации.