Заявление о конфиденциальности KYOCERA Fleet Services

Настоящее заявление о конфиденциальности (далее – “Заявление”) применяется к компании KYOCERA Document Solutions, расположенной в стране, где ваша компания использует услуги KYOCERA Fleet Services (“KFS”). Если KYOCERA Document Solutions не находится в стране, где ваша компания использует KFS, то это заявление относится к KYOCERA Document Solutions Europe B. V. Список применимых компаний KYOCERA Document Solutions находится в разделе "осуществление ваших прав и обращение к нам".

Это заявление относится к сбору персональных данных компанией KYOCERA Document Solutions в отношении услуг KYOCERA Fleet Services.

Вступление

KYOCERA Fleet Services – это мощный веб-сервис для управления устройствами и удаленного обслуживания флота компании. KYOCERA Fleet Services позволяет компаниям и их обслуживающему персоналу просматривать состояние устройств, быстро и легко выявлять проблемы и
реагировать на них, а также выполнять ключевые задачи технического обслуживания из любого места.

В этом заявлении мы подробно объясним следующее:

• Почему мы обрабатываем вашу личную информацию
• На каком правовом основании мы обрабатываем вашу личную информацию;
• С кем мы делимся вашей личной информацией; 
  
• В какие страны направляется ваша персональная информация; 
  
• Как долго мы храним вашу личную информацию; 
  
• Какие технические и организационные меры мы приняли;
  
• Каковы ваши законные права в отношении обработки нами вашей личной информации;
  
• Как вы можете связаться с нами и получить другую важную информацию. 

Почему мы обрабатываем вашу личную информацию?

A. Выставление счетов и управление поставками. Информация о счетчиках устройств вашей компании используется совместно для целей выставлениясчетов и управления поставками.

B. Управление учетными записями пользователей. Ваша компания может прямо или косвенно предоставить нам ваше имя и адрес электронной почты, чтобы мы могли настроить и управлять вашей учетной записью пользователя. Обратите внимание, что мы предоставляем эту услугу в качестве обработчика данных в соответствии с нашими условиями обработки данных, доступными по адресу www.kyoceradocumentsolutions.eu.

C. Управление устройствами. Настройка и обслуживание устройства, настройки безопасности, управление активами, общие административные задачи (например, добавление и удаление устройств). Обратите внимание, что мы предоставляем эту услугу в качестве обработчика данных в соответствии с нашими условиями обработки данных, доступными по адресу www.kyoceradocumentsolutions.eu.

D. Удаленный доступ. В отдельных случаях и после того, как пользователь специально согласился с этим, лог-файлы с данными устройства создаются и отправляются на сервер KFS и используются для удаленного обслуживания соответствующего устройства. Обратите внимание, что мы предоставляем эту услугу в качестве обработчика данных в соответствии с нашими условиями обработки данных, доступными по адресу www.kyoceradocumentsolutions.eu.

Е. Улучшение качества. Данные устройства, включая IP-адрес и серийный номер устройства, используются для повышения качества и надежности работы устройства и расходных материалов, а также системной и сетевой масштабируемости.

На каком правовом основании мы обрабатываем вашу личную информацию?
 

Законным основанием для обработки вашей личной информации в целях, указанных в пункте А и Е, является то, что у нас есть законный деловой интерес для этого. Вот почему:

• Для достижения цели (А) у нас есть законный интерес иметь Контактное лицо, доступное для выставления счетов и управления поставками.
  

• Для достижения цели (E) нам необходимо иметь возможность оценивать и улучшать надежность, качество и производительность системы и устройств KYOCERA заказчика.

• Для целей B-D мы действуем в качестве обработчика данных от вашего имени в соответствии с нашими условиями обработки данных, доступными по адресу: www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  
  
• Мы тщательно оценили ваши основные права и свободы, а также наши законные деловые интересы, и постоянно следим за их балансом. Однако если вы хотите возразить против обработки ваших персональных данных на основании наших законных деловых интересов, ознакомьтесь с разделом "Ваши права" ниже.
  

С кемы делимся вашей личной информацией?
 

Ваша личная информация будет передана только вам:

• KYOCERA Document Solutions Europe B. V. (Нидерланды) с целью управления учетными записями пользователей и повышения их качества;
  
  
•  KYOCERA Document Solutions Inc. (Япония) в целях повышения качества и управления размещением платформы и данных KFS;
  
  
• Внешний хостинг-провайдер KFS в Нидерландах (Microsoft Azure в регионе Западная Европа);  
  
  
•  Внешний поставщик услуг с целью повышения качества продукции и услуг KYOCERA;
  
  
• В той мере, в какой мы обязаны по закону, постановлению или судебному приказу раскрывать вашу личную информацию, нам может потребоваться передать вашу личную информацию в соответствии с этим законом, постановлением или судебным приказом.  

Международный перевод

Когда мы передаем (см. выше, кому мы передаем вашу личную информацию) вашу личную информацию в страну, которая не обеспечивает достаточного уровня защиты по внутреннему законодательству в соответствии с Европейской комиссией, мы обеспечили этот адекватный уровень защиты, согласовав дополнительные соответствующие гарантии с этой компанией группы или третьей стороной с помощью стандартных положений о защите данных, принятых Европейской комиссией. 

Там, где мы используем поставщиков услуг из США, такой американский поставщик услуг зарегистрировался в списке защиты конфиденциальности ЕС/США и был самостоятельно сертифицирован Министерством торговли США

В качестве альтернативы мы можем запросить у вас предоставить выраженное согласие на предложенный перевод. Вы можете запросить копию стандартных положений о защите данных, отправив нам электронное письмо с мотивировкой вашего запроса.

Как долго мы храним вашу личную информацию?

Где это возможно, мы установили конкретные сроки хранения вашей личной информации. Эти конкретные сроки хранения указаны ниже, или мы сообщим вам об этом во время или до начала обработки вашей личной информации.

В тех случаях, когда мы не можем использовать установленные сроки хранения, мы указываем ниже критерии, которые мы используем для определения сроков хранения.

Конкретные сроки хранения

Цель (А) Управление учетными записями пользователей. Мы будем хранить вашу личную информацию, связанную с вашей учетной записью пользователя, до тех пор, пока у вас есть активная учетная запись пользователя у нас. Неактивные учетные записи пользователей будут удалены после одного года последнего использования. С нашей стороны у вас нет никаких обязательств по настройке вашей учетной записи; если вы не войдете в систему в первый раз в течение 30 дней с момента создания учетной записи, мы ее удалим. Вы всегда можете попросить нас удалить вашу учетную запись пользователя. В этом случае мы удалим вашу учетную запись пользователя в течение 30 дней после вашего запроса.

Цель (B) Выставление счетов и управление поставками. Любая (личная) информация, относящаяся к этой цели, должна храниться в течение 6 лет (деловая информация) или 10 лет (бухгалтерская информация).

Цель (C и D) Управление устройствами и удаленный доступ. Мы удалим файлы журнала устройства после одного года создания. Когда инженер по обслуживанию сталкивается с адресной книгой устройства во время сеанса удаленного обслуживания, никакая информация из адресной книги не будет сохранена.

Критерии определения сроков хранения

В любых других обстоятельствах мы используем следующие критерии для определения применимого срока хранения:

• Оценка ваших основных прав и свобод;
• Цель (цели) обработки вашей личной информации. Мы не будем хранить вашу личную информацию дольше, чем это необходимо для целей, для которых мы ее собрали. 
•  Любые соответствующие отраслевые практики или кодексы поведения по хранению личной информации;
  
• Уровень риска и затрат, связанных с хранением вашей личной информации (точной и актуальной);
•  Есть ли у нас законные основания хранить вашу личную информацию;
• Характер, объем и контекст обработки вашей личной информации, а также наши отношения с вами.  
• Любые другие соответствующие обстоятельства, которые могут применяться.

В любом случае, мы будем хранить вашу личную информацию в соответствии с применимыми правовыми требованиями и периодически пересматривать имеющуюся у нас личную информацию.

Какие технические и организационные меры мы приняли?

Мы очень серьезно относимся к безопасности вашей личной информации и предпринимаем все разумные усилия для защиты вашей личной информации от потери, неправильного использования, кражи, несанкционированного доступа, раскрытия или изменения.

В наших постоянных усилиях по достижению совершенства в области безопасности все компании KYOCERA Document Solutions, названные в этом заявлении, получили сертификат ISO/IEC 27001 для системы управления информационной безопасностью. Кроме того, специально для сервиса KFS KYOCERA Document Solutions Inc. получил сертификат ISO/IEC 27017, который
обеспечивает сертификацию дополнительных средств контроля информационной безопасности, применимых к предоставлению KFS.

Ваши права

У вас есть определенные юридические права, о которых мы хотим вам сообщить

Доступ. Вы имеете право получать информацию о том, обрабатываем ли мы вашу личную информацию или нет, а также соответствующую информацию об этой обработке.

Исправление. Вы имеете право на то, чтобы ваша личная информация была исправлена или дополнена нами без неоправданной задержки. Если вы создали учетную запись у нас, у вас есть возможность самостоятельно исправить или дополнить свою личную информацию.

Право быть забытым. Вы имеете право на то, чтобы ваша личная информация была удалена нами без неоправданной задержки. Это право ограничено конкретными основаниями, например, если вы отозвали свое согласие или если вы возражаете, и нет никаких преобладающих законных оснований для того, чтобы мы продолжали обработку. Если у вас есть учетная запись у нас, во многих случаях у вас есть возможность удалить вашу учетную запись самостоятельно, и в этом случае вся ваша личная информация будет безвозвратно удалена.

Ограничение обработки. Вы имеете право потребовать, чтобы мы ограничили обработку ваших персональных данных на определенных основаниях. Такое время включает (1) время, чтобы мы могли проверить точность вашей личной информации по вашему запросу; (2) вместо удаления незаконной обработки вы запрашиваете ограничение использования; (3) вам нужна личная информация в судебном разбирательстве; или (4) мы проверяем, имеют ли наши законные основания перекрывать ваше возражение против обработки.

Право на возражение. Вы имеете право в любое время возражать против нашей обработки вашей личной информации, если такая обработка (1) основана на нашем законном интересе (включая создание нами вашего профиля на основании вашего согласия); (2) в целях прямого маркетинга; или (3) необходима для выполнения задачи, выполняемой в общественных интересах или осуществления официальных полномочий, предоставленных нам. Мы прекратим обработку вашей личной информации на основании вашего возражения, если только мы не продемонстрируем убедительные законные основания, превышающие ваши интересы, права и свободы, или если нам потребуется ваша личная информация в судебном разбирательстве.

Переносимость данных. Мы обязаны информировать Вас о вашем праве на получение вашей личной информации от нас, чтобы вы могли передать эту личную информацию другому поставщику услуг. Для KFS это означает, что по вашему запросу мы предоставим вам вашу личную информацию, связанную с вашей учетной записью пользователя. Такая информация не включает в себя никаких данных устройства, включая данные, которые были переданы нам в файле журнала.

Отзыв согласия. Если вы предоставили нам свою личную информацию на
основании вашего согласия, вы имеете право отозвать такое согласие в любое время. Вы можете сделать это, отказавшись от подписки на сервис, на который вы подписались, если это применимо. Вы также можете сделать это, отправив нам электронное письмо на соответствующий адрес электронной почты конфиденциальности, как указано ниже. Затем мы навсегда удалим вашу личную информацию из нашей базы данных.

Подача жалобы. Вы имеете право подать жалобу в надзорный орган, в частности в стране вашего проживания, по поводу обработки нами вашей личной информации.

Осуществление ваших прав и обращение к нам
 

KYOCERA Document Solutions располагает сетью профессионалов в области конфиденциальности, включая сотрудников по защите данных, которые помогут вам с вашими запросами. Если вы хотите воспользоваться какими-либо своими правами или у вас есть вопросы по этому документу, пожалуйста, свяжитесь с нами по электронной почте или отправьте нам письмо в соответствующую компанию KYOCERA Document Solutions, расположенную в списке ниже. Если ваша страна не указана в списке, пожалуйста, свяжитесь с нашим сотрудником по защите данных группы:

Kyocera Document Solutions Europe B.V.

Attn.: Data Protection Office

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

Пожалуйста, обратите внимание, что при осуществлении ваших прав мы можем попросить вас заполнить форму запроса. Затем мы сообщим вам о процессе обработки вашего запроса.

Изменения в этом документе

В случае, если мы изменим этот документ, мы опубликуем его на нашем веб-сайте с пересмотренной датой публикации и, если это применимо, уведомим вас об измененном документе через вашу учетную запись пользователя.

België/Belgique/Belgien
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Danmark
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

España
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

France
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Nederland
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portugal
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Sverige
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turkiye
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Ceska Republica
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Deutschland
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finland
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italia
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Österreich
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rossiya
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

South Africa
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

United Kingdom
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com